7 bonnes pratiques pour réussir votre transition numérique

16/10/2019

Ce titre peut paraître ambitieux, tant au regard de la diversité du tissu associatif que du niveau d’intérêt et d’appropriation du numérique, variable d’une structure à l’autre.

Ces bonnes pratiques sont issues d’une étude menée tous les 3 ans par Recherches & Solidarités et Solidatech, sur la place du numérique dans le projet associatif. Pour retrouver tous les résultats de l’étude, rendez-vous sur recherches-solidarites.org ou solidatech.fr.

Sans prétendre donc à l’exhaustivité, nous reprendrons ici sept facteurs importants qui peuvent contribuer, pour votre association, à tirer le meilleur parti du numérique.

1. Ne pas perdre de vue le projet associatif

Le numérique est une "boîte à outils" au service du projet associatif, par nature propre à chaque structure. Il convient donc de partir des besoins réels de la structure et de ses contraintes, pour trouver le ou les outils les plus adaptés et ne pas d’imposer un nouvel outil qui peut sembler prometteur au premier abord.

Le projet associatif au service duquel se place le numérique est amené à évoluer dans le temps, des besoins nouveaux peuvent surgir, et l’ouverture au numérique peut, elle aussi, être source d’ambitions nouvelles.

2. Considérer la singularité de chaque projet numérique

Aucun schéma n’est reproductible à l’identique, chaque association - chaque projet - a ses spécificités. Elle doit en tenir compte pour définir au préalable ce qu’elle attend du numérique et choisir les solutions et usages les mieux adaptés.

Cette prise en compte n’interdit pas, bien au contraire, de participer à des démarches de mutualisation : échanges d’expériences pour éviter les erreurs des pionniers, services communs ou développement de solutions numériques mutualisées pour réaliser des économies d’échelle, formations partagées pour réduire les coûts et bénéficier de regards croisés… Mais sans jamais perdre de vue la singularité du projet associatif et des objectifs recherchés dans les usages numériques.

3. Instaurer une culture numérique partagée

Les associations n’échappent pas au risque de fracture numérique.

Des bénévoles non connectés se trouvent parfois vite isolés et quittent l’association, des dirigeants coupés des nouveaux circuits de décisions instaurés au moyen du numérique, finissent par démissionner…

Il est important d’élargir le cercle des initiés pour permettre à chacun d’avoir un bagage numérique minimum et pour impliquer tous les acteurs de l’association. Il faut bien souvent tenir compte des éventuelles résistances et prendre le temps de faire accepter les changements (faire preuve de pédagogie, de compréhension et de patience). L’étude le montre clairement, la prise en compte du numérique par la plupart des membres de l’association limite fortement les difficultés sur le plan humain.

Pour ce faire, de la même manière qu’il peut y avoir un bénévole plus ancien pour accompagner un bénévole plus récent, dans les missions qui lui sont confiées dans l’association, on peut aussi imaginer un binôme composé d’un initié aux outils numériques, associé à un bénévole en demande d’initiation.

Un témoignage : "Notre association mobilise des bénévoles assez âgés, donc éloignés du numérique et qui ne savent pas forcément ouvrir un pdf, un e-mail... Pourtant c'est la base de notre travail au sein de l'association, et le président doit prendre du temps pour résoudre les problèmes des uns et des autres. L'idée, dans les prochains mois, serait de profiter d’ateliers conviviaux avec les bénévoles pour les former"

4. Privilégier une approche globale du numérique

Mettre en place un projet numérique nécessite d’avoir une approche globale du sujet, pas seulement focalisée sur les aspects techniques.

Un cheminement par étape, en mode projet, permet de s’assurer du bon usage des outils et en renforce nettement l’efficacité en tous points (sur le plan humain, financier, technique et stratégique) :

  • Mener un diagnostic des besoins globaux de la structure
  • Définir clairement les objectifs, les contraintes (budget, calendrier, niveau des utilisateurs etc…) en associant le plus tôt possible quelques utilisateurs finaux
  • Passer au crible les différentes solutions possibles
  • Confronter aux pratiques de terrain le ou les solutions choisies pour pouvoir ajuster rapidement les choix à opérer
  • Anticiper les effets attendus sur l’activité et sur l’organisation de l’association, sur la place de chacun dans son fonctionnement, anticiper aussi les changements possibles sur les rôles et les pratiques des équipes.
  • Identifier les risques pour mieux les éviter (humain, technique, financier ou stratégique)

5. S’accorder un temps d’évaluation

Cette étape est essentielle, une fois le projet lancé, pour redresser la situation avant qu’il ne soit trop tard.

Au-delà d’indicateurs objectifs (taux d’utilisation, gain de temps, nombre de personnes touchées…), l’évaluation doit surtout porter sur l’impact des solutions mises en place, au regard des objectifs fixés clairement au préalable et du projet associatif lui-même. Il convient aussi d’observer les effets induits par l’usage du numérique, dans l’implication des bénévoles, des salariés éventuels, des adhérents, dans les relations avec les partenaires…

Cette évaluation sera d’autant plus pertinente qu’elle s’appuiera sur les différentes perceptions et appréciations qui peuvent exister au sein d’une même association, et qu’elle sera donc partagée avec les différentes parties prenantes.

6. Ne pas rougir des difficultés rencontrées

L’étude montre que 84% des responsables associatifs avouent rencontrer des difficultés dans l’utilisation du numérique au sein de leur structure, quels que soient le degré de maturité numérique et les modes d’organisation choisis. Ces difficultés restent donc bien présentes et diversifiées. Elles sont plus vivement ressenties au plan humain et restent une réalité pour beaucoup au plan financier, technique et stratégique.

En réponse à ces difficultés, les associations disposent aujourd’hui de moyens pour les affronter et tenter de les surmonter. Plusieurs initiatives présentées dans l’étude ont été prises ces dernières années (RéZolutions numériques, MedNum...). Les dispositifs locaux d’accompagnement (DLA) départementaux et régionaux proposent également de plus en plus d’accompagnements autour des sujets numériques.

Les associations ne sont pas isolées, elles peuvent bénéficier de conseils et d’un accompagnement qui seront d’autant plus pertinents que les difficultés auront été étudiées au préalable, en interne.

7. Conjuguer transformation numérique et transition écologique

Cette recommandation dépasse le cadre de l’étude, mais elle est au cœur des préoccupations actuelles.

Les associations, comme tous les utilisateurs du numérique, doivent avoir conscience de l’impact de ces usages sur l’environnement et mettre en place les bons éco-gestes (pour rappel l’empreinte numérique journalière d’un salarié équivaut à : 2 radiateurs de 600 Watts allumés pendant 8 heures + 29 kilomètres en voiture + 63 litres d’eau + 15 g de déchets électroniques ).

Quelques pistes encore trop peu connues peuvent être explorées en ce sens :

  • acheter du matériel adapté aux besoins, privilégier le matériel reconditionné,
  • utiliser des systèmes d’exploitation libre (plus adaptables aux performances de l’appareil),
  • envoyer des emails légers (fichiers compressés, images et PDF basse définition...), les trier, et les supprimer régulièrement,
  • installer des protections contre les virus pour allonger leur durée d’utilisation...

Belle transition numérique à toutes et tous !